KHÔNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ THẤT BẠI

Bạn đang truy cập website KNVN.VN - cộng đồng Khởi Nghiệp Việt Nam lâu đời nhất VN

Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý DN.

Câu hỏi đặt ra là lập kế hoạch nhưng bắt đầu từ đâu, "nếu không biết mình sẽ đi đâu thì đi đường nào cũng vậy". Đây là câu nói trong câu chuyện “Alice chuyện lạc vào xứ sở thần tiên”.

Vì vậy, nếu DN không có mục tiêu rõ ràng thì sẽ không có cơ sở để lập kế hoạch. Bởi lập kế hoạch công việc là quá trình xác định những mục tiêu, và biện pháp tốt nhất nhằm thực thi mục tiêu đó.

Mục tiêu là kết quả cần đạt được chứ không phải là giấc mơ. Mục tiêu của DN phải SMART:

S: Specific (cụ thể, rõ ràng): DN muốn đạt được thành tích gì? Muốn có cái gì? Thu nhập ra sao? Tăng trưởng như thế nào?
M: Measure (có thể đo đếm được): con số cụ thể là bao nhiêu?
A: Achievable (khả thi): có khả thi hay không? Mục tiêu có quá thấp hay quá cao không?
R: Realistic (thực tế): mục tiêu có phù hợp tình hình thực tế không? Cạnh tranh có quá khốc liệt không?
T: Timebound (có kỳ hạn): Thời hạn hoàn thành là khi nào? Thời gian đó có hợp lý hay không?

Trả lời được những câu hỏi trên, chúng ta sẽ xây dựng được bản kế hoạch kinh doanh sát thực cho DN của mình. Nó không chỉ đúng với DN mà còn đúng với cá nhân.

Lại một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xác định được nội dung kế hoạch? Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, chúng ta có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M (5 vợ 1 chồng 2 con 5 million qua việc trả lời các câu hỏi:

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Khi triển khai một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta cần phải tự hỏi mình là:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?

Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì chúng ta sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Chẳng hạn, DN đặt ra mục tiêu đạt doanh thu 500 tỷ cho năm 2019, tại sao chúng ta phải đưa ra mục tiêu này. Bởi đơn giản chúng ta là những người làm tài chính, nếu không có mục tiêu, kế hoạch thì chúng ta sẽ không xác định được số lượng hàng cần mua, headcount cho hệ thống nhân sự, cần bao nhiêu vốn, có cần đi vay hay không? Doanh số áp cho từng vùng, từng cá nhân là bao nhiêu? bla ... bla...

Xác định nội dung công việc 1W (what):

- WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
- Các bước để thực hiện công việc đó.

Bước sau chính là sự phát triển của bước trước

Xác định 3W (where, when, who):

- Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi Công việc đó thực hiện tại đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Kiểm tra tại bộ phận nào? Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…

- When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

Để xác định được thời hạn phải làm công việc, chúng ta cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc bằng cách phân loại công việc.

Có 4 loại công việc khác nhau: 1. Việc gấp và quan trọng (Important and urgent) thì rõ ràng chúng ta nên ưu tiên làm ngay lập tức, 2. công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp -> cần lên kế hoạch để làm sau vì nếu không có kế hoạch chúng ta sẽ rất dễ quên, 3. công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp -> nên giao phó cho người khác, 4. công việc không quan trọng và không khẩn cấp -> nhiệm vụ này không được ưu tiên.

- Who: (ai?) là việc trả lời các câu hỏi Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm,…

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how): Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

- Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm

Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method).

Nhiều bản kế hoạch lập chỉ mang tính chất hình thức, thủ tục giấy tờ mà không quan tâm đến nguồn lực, tính khả thi ở đây sẽ không được đảm bảo.

Nguồn lực chúng ta nói đến gồm các yếu tố:
+ Man = nhân sự
+ Money = Tiền bạc
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc.

Man, bao gồm các nội dung:
+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai kiểm tra?
+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
+ Tiêu chuẩn nhà cung ứng
+ Xác định phương pháp giao hàng
+ Thời hạn giao hàng

Không chỉ dừng lại ở đó, khi đã xác định được mục tiêu rồi, chúng ta phải quản lý mục tiêu (MBO) trên cơ sở xây dựng cơ chế thực thi mục tiêu tổ chức nhờ sự nỗ lực của nhân sự, từ đó thiết lập mục tiêu bộ phận, mục tiêu cá nhân, làm cho cấp dưới và cấp trên cùng thống nhất một mục tiêu chung.

Bước tiếp theo để đạt được mục tiêu lớn, chúng ta cần chia thành các mục tiêu nhỏ, liên kết dọc từ trên xuống dưới theo mô hình tổ chức và liên kết ngang theo các quy chuẩn, quy chế, nội quy của DN.

Chẳng hạn: Thực trạng là phòng kế toán đang báo cáo chậm và mục tiêu của chúng ta là nộp báo cáo quản trị cho sếp vào ngày mùng 5 hàng tháng. Vậy để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần phân tích nguyên nhân tại sao có tình trạng báo cáo chậm? Nguyên nhân khách quan (do các bộ phận khác trong công ty, do nhà cung cấp chuyển chứng từ chậm, do quy trình phức tạp) ? Nguyên nhân chủ quan (do khối lượng công việc nhiều, quản lý chi tiết, do năng lực của nhân viên chưa đáp ứng, do công cụ chưa đủ hỗ trợ, ...) ? bla... bla...

Để đạt được mục tiêu thì giải pháp tổng thể là gì? Xuất phát từ nguyên nhân trên ta có thể ví dụ một vài giải pháp: rà soát lại công việc, cắt giảm những công việc không cần thiết, đào tạo cho nhân viên về kỹ năng, kiến thức chuyên môn, tìm người thay thế tạm thời khi 1 vị trí bị khuyết, tập trung hoàn thiện công cụ làm việc, làm việc lại với nhân sự các phòng ban về deadline, quy trình, chế tài vi phạm, làm việc lại với đối tác về lịch thanh toán và lịch bàn giao hoá đơn chứng từ, cải tiến quy trình thanh toán, dự trù, chuẩn hóa quy trình nhập xuất vật tư,...

Để đạt được mục tiêu báo cáo quản trị gửi sếp ngày mùng 5 hàng tháng, chúng ta sẽ thực hiện từng mục tiêu nhỏ như: chuẩn hóa quy trình nhập xuất vật tư trên phần mềm quản trị, chuẩn hóa quy trình thanh quyết toán tạm ứng, ... Chúng ta sẽ list ra các đầu việc cần phải làm để chuẩn hóa quy trình nhập xuất vật tư như: đào tạo nhân sự nhập xuất vật tư, chỉnh sửa lại quy trình. Trong công việc đào tạo nhân sự nhập xuất chúng ta lại xác định đầu việc phải làm: xác định đối tượng đào tạo, chuẩn bị nội dung đào tạo, gửi mail thông báo, tổ chức đào tạo, kiểm soát số liệu nhập xuất sau đào tạo, xây dựng chế tài nếu nhân sự không thực hiện đúng quy định về deadline, thực hiện kiểm kê, ... Với mỗi đầu việc, chúng ta lại phân ai là người phụ trách, deadline, trạng thái PDCA, kết quả kỳ vọng, ...

Nếu chúng ta không tổ chức tốt bộ máy theo kế hoạch, theo quy chuẩn, quy trình, quy chế thì chúng ta mãi mãi ngập đầu trong công việc, luôn chạy theo giải quyết sự vụ, không có thời gian tư duy, phân tích để tham mưu

Dưới đây là 8 lưu ý cùng PDCA:
+ Mục tiêu kế hoạch là gì? Mục tiêu này có hỗ trợ, ảnh hưởng hay quyết định tới mục tiêu lớn hay không?
+ Hãy bắt đầu tên công việc bằng 1 động từ.
+ Công việc được giao cho ai? Ai hỗ trợ? Những người này có đồng thuận với công việc không? (thời gian, nguồn lực, năng lực)
+ Giao việc đúng người. Ai là người hưởng lời chính từ công việc?
+ Deadline hoàn thành công việc là gì?
+ Người nhận và người giao việc có cùng mong chờ chung 1 kết quả không? (mẫu báo cáo công việc)
+ Tần suất kiểm tra đánh giá như thế nào (hàng ngày, tuần, …)
+ Dấu hiệu nào cần điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi mục tiêu?

Nguồn: Hà Quỳnh - thành viên khởi nghiệp Việt Nam